Innsynsretten ved tilsettingssaker i offentlig sektor går lenger enn det mange er klar over.
Marianne Lindmark Pedersen
advokat
Publisert
Hvis du har søkt på en jobb som du ikke fikk og mistenker en ulovlig forbigåelse, så vil innsyn i sakens opplysninger ofte være en forutsetning for videre vurdering.
Tilsetting i offentlig sektor, det vil si i stat, fylkeskommune og kommune, er regulert i lov, forskrift og i avtaleverk. Tilsettingsvedtaket er et enkeltvedtak i forvaltningslovens forstand, og formålet med lov og forskriftsreguleringen er å sikre at tilsettingsvedtaket blir riktig, at den er basert på lik behandling og forhindre at tilsettingsmyndigheten tar utenforliggende hensyn.
Tilsettingsmyndigheten må sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak treffes. En følge av dette er blant annet å gi deg som søker på jobben mulighet til å korrigere eller imøtegå opplysninger som vil ha betydning for tilsettingsmyndighetens beslutning. Retten til innsyn i sakens opplysninger vil da være en viktig forutsetning.
Vår erfaring er at lektorer ofte ikke er klar over hvor langt denne innsynsretten går.
Ikke sjelden henvender medlemmet seg til oss med sin mistanke etter at intervjuene er gjennomført og innstillingen skrevet. Da er det ofte for sent å påvirke beslutningen. Det er derfor viktig at du så tidlig som mulig ber om innsyn, slik at vi kan vurdere om det i det hele tatt er grunn til å mistenke en forbigåelse.
Ifølge forvaltningslovforskriften § 15 har søker rett til å gjøre seg kjent med samtlige øvrige søkeres navn og alder, samt fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Slike opplysninger samles gjerne i en egen liste som kalles for utvidet søkerliste. Denne inneholder flere opplysninger enn den offentlige søkerlisten som alle har tilgang til.
Ved å be om innsyn i en slik utvidet søkerliste vil søker kunne se om arbeidsgiver har mottatt alle de oppgitte opplysningene fra søkeren, om de er korrekt gjengitt og få en oversikt over de andre søkerne. Dette gir et sammenligningsgrunnlag når det gjelder de formelle kvalifikasjonene som utdanning og relevant erfaring. Hvis du oppdager at opplysningene om deg selv har feil eller mangler, er det viktig at du med en gang ber arbeidsgiver om å rette opp dette.
Du kan sjekke fakta og noen vurderinger
Ifølge forvaltningslovforskriften § 16 har søker adgang til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder faktiske opplysninger om seg selv. I denne sammenheng innebærer faktiske opplysninger også sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum.Du har også rett til innsyn i vurderinger om deg selv. Dette gjelder likevel ikke vurderinger gjort av innstillingsmyndighet eller tilsettingsmyndigheten, samt de som har forberedt saken for dem, eller vurderinger fra søkerens nåværende eller tidligere arbeidsgiver/oppdragsgiver. I særskilte tilfeller kan også vurderinger gitt av personer som søker har hatt nær yrkesmessig kontakt med unntas fra innsynsretten.
Faktiske opplysninger i denne sammenheng innebærer også opplysninger som bygger på vurderinger som bygger på konkrete hendinger. Uttrykk som «alkoholmisbruker» regnes til denne kategorien. Generelle karakteristikker av faglige eller personlige evner vil være vurderinger.
Søker kan be om innsyn i faktiske opplysninger som har kommet frem i intervjuet eller ved innhenting av referanser. Mener du at opplysningene inneholder feil, for eksempel at du er uenig i referansens uttalelser, har du rett til å gi ditt syn på dette.
Rett til å lese referater
Hvis det er skrevet et referat fra intervjuet og fra samtaler med referanser, så har du rett til å få innsyn i dette, jfr. forvaltningslovforskriften § 18. Sivilombudet har i flere uttalelser understreket hvor viktig det er med skriftlighet i tilsettingsprosesser, da det bidrar til riktige beslutninger. Selv om forskriften ikke stiller et krav om referat, så vil referatføring kunne bidra til en økt bevissthet hos arbeidsgiver og bidra til å sikre en forsvarlig saksbehandling.
Du som søker har også rett til å se et referat fra et intervju med en som er innstilt eller tilsatt i stillingen, dersom referatet inneholder nye opplysninger eller anførsler av betydning for saken.
Noen ganger hevder arbeidsgiver at referatet inneholder opplysninger eller vurderinger som er unntatt innsynsretten. Dette er ikke grunn nok til å unnta hele dokumentet. Arbeidsgiver kan unnta disse enkeltopplysningene, men må gi innsyn i resten av dokumentet.
Hvem og i hvilken rekkefølge?
Når det gjelder innstillingen, så har du rett til å få vite hvem som er blitt innstilt, og i hvilken rekkefølge jfr. forvaltningslovforskriften § 19. Hvis det har vært dissens blant medlemmene i innstillingsutvalget, har du rett til å få vite det og i tilfelle hvor mange stemmer hver av de innstilte søkerne har fått. Innstillingsutvalgets begrunnelse har du derimot ikke innsynsrett i. Du har rett til å se de delene av innstillingen som inneholder nye faktiske opplysninger og anførsler av betydning for saken.
Du har også rett til å få innsyn i søknadene fra søkere som er innstilt til, eller tilsatt i, stillingen, samt vedlegg til disse søknadene (jfr. forvaltningslovforskriften § 17). Det samme gjelder faktiske opplysninger om søkere som er blitt innstilt, og om den søkeren som er tilsatt i stillingen. Det forutsettes at slike opplysninger skal ha hatt betydning for beslutningen.
Taushetsbelagt informasjon
Din innsynsrett som søker begrenses av forvaltningsloven § 19. Du har blant annet ikke rett til innsyn i opplysninger om en annen søkers helseforhold, selv om det er med i en søknad.
Når du som part får tilgang på opplysninger om andre søkere, så gjelder taushetsplikten i forvaltningsloven § 13. Arbeidsgiver er pliktig til å informere om dette.
Selv om tilsettingsprosessen er avsluttet ved at arbeidsgiver har ansatt noen, så gjelder likevel søkers rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter (jfr. forvaltningslovforskriften § 15). Som hovedregel vil det da ikke være mulig å få omgjort tilsettingsvedtaket. Det vil likevel kunne ha en verdi å bruke innsynsretten din. Dersom det viser seg å være feil i vedtaket, kan det være mulig å forfølge saken videre.
